Переїзд офісу: поради для успішної організації

Переїзд офісу: поради для успішної організації

Як перевезти офіс? Кожен офісний переїзд індивідуальний, тому вам (разом зі своєю командою) потрібно буде вирішити, які завдання включити в ваш конкретний план проекту переїзду. Пріоритет – переконатися, що кожна деталь буде відправлена ​​в установлені строки та правильно розрахований бюджет. Організація переїзду офісу вимагає деяких неочевидних кроків. Наприклад, оповіщення співробітників і клієнтів, складання графіка, а також обов’язкове зонування (квіти, особисті речі, цінні папери).

Сплануйте графік перевезення офісу

У момент, коли ви дізналися про майбутню передислокації потрібно відразу ж скласти графік. Сюди буде входити процес співбесіди і найму комерційного агента з досвідом, ресурсами і робочою силою. Незважаючи ні на що, графік повинен включати в себе кроки, які ваша організація зробить, щоб вибрати кращий варіант доставки (оптимізований). Складання покрокового графіка допоможе вам вписатися в часові рамки, які не затягнуть терміни.

Наприклад, якщо відвести на кожен етап роботи певний проміжок часу і зорієнтувати всіх працівників на даний графік, то можна уникнути безлічі затримок в роботі. Приблизний план складання графіка як перевезти офіс:

  1. 7 днів на пошук логістичної компанії або агента по переїзду компанії.
  2. 3 дні на створення плану і уточнення всіх деталей з компанією.
  3. 5 днів на збір речей.
  4. 2 дня на роботу сисадміна.
  5. 2 дня на розбір всіх речей.
  6. 1 день на загальну прибирання.

Разом 20 днів на загальний переїзд.

Графік може бути зразковим, не включати дат і часу. Після складання чіткого плану доставки від компанії перевізника, ви можете внести коригування в графік і приступити до повідомлення працівників і клієнтів.

Виберіть компанію перевізника

Вирішіть, чи будете ви використовувати повний пакет послуг по переїзду офісу від логістичної компанії, перш ніж складати план проекту. Якщо ви вирішите делегувати обов’язки з доставки речей з офісу, то компанія, що займається переїздом, візьме на себе більшу частину справ (в тому числі створення плану-проекту). Як перевезти офіс за допомогою мувінгової компанії? На що звернути увагу при виборі:

  1. Тільки офіційно зареєстровані компанії.
    Не варто розглядати нелегальні компанії, або майстрів-одинаків, які часто публікуються на сайтах пошуку роботи. Це можуть бути чудові майстри, але не для корпоративних трансферів в інше приміщення. Найчастіше, такі вантажники не беруть на себе ніякої відповідальності, не дають гарантію на роботу і затримують терміни. Самозайняті вантажники не мають великої кількості техніки, команди, а також матеріалів для упаковки великих замовлень.
  2. Зверніть увагу на активність компанії в інтернеті.
    Знайдіть сайт компанії, ознайомтеся з цінами (актуальний чи вказано прайс), прочитайте відгуки про компанію. Спробуйте знайти живі відгуки, або приклади кейсів на сторінці компанії. Важливо зрозуміти, чи був у компанії досвід роботи з великими корпоративними замовленнями. Не соромтеся задавати питання фахівцям по телефону, так ви можете більше дізнатися про радіус робіт.
  3. Зверніть увагу на співвідношення ціна = якість.
    Якісні послуги з доставки речей не можуть коштувати дешево. Тут можуть бути приховані витрати, що означає – ви не можете дізнатися фінальну ціну до початку робіт. Недобросовісні компанії можуть видати вам одну фінальну цифру, а по закінченню назвати абсолютно іншу. Зверніть увагу на компанії, які укладають договір поставки, страхують ваші речі і не змінюють вартість по ходу складання проекту.
  4. Дізнайтеся про спектр послуг.
    Перш ніж оформляти замовлення, потрібно уточнити, чи може компанія покрити ваші вимоги. Сюди входить пакувальний матеріал, швидкість доставки (наявність великої кількості авто), штат вантажників і інші деталі. Якщо ви плануєте отримати послугу під ключ, то заздалегідь  слід потурбуватися про всі деталі. Буде дуже неприємно дізнатися, що компанія не закуповує пакувальні матеріали і ви повинні самі їх надати. Це не тільки зробить доставку дорожчий, але і затягне терміни.

Правильний вибір заощадить вам і вашій команді багато роботи і часу! Після того, як ви виберете компанію по переїзду, вони нададуть вам докладний план і дадуть можливість управляти процесом, якщо буде така потреба.

Проінформуйте співробітників і клієнтів

Повідомте співробітникам про майбутній переїзд якомога раніше. Якщо ви переїжджаєте на великі відстані, обговоріть можливість переїзду. Тримайте співробітників в курсі протягом усього процесу за допомогою регулярних електронних листів, смс повідомлень і оголошень під час зборів компанії. Всі співробітники можуть брати участь в процесі переїзду, вносити свої пропозиції і побажання.

Клієнти компанії повинні залишитися вашими клієнтами навіть після передислокації і постарайтеся не забути повідомити і їх про зміну адреси. Якщо ви переїхали  на невелику відстань, ви можете зробити візитки зі схематичним поясненням шляху до нового офісу, або просто надрукованим оновленим адресою. Якщо ви переїхали  на далеку відстань, то попередити  їх про закриття точки і повідомте нову адресу. Це допоможе клієнтам планувати роботу з вашими співробітниками, щоб можна було закрити всі справи і потреби до офіційного від’їзду.

Проведіть інвентаризацію

Переїзд офісу компанії – хороший час для заміни застарілого обладнання та меблів. Проведіть інвентаризацію і вирішите, які предмети будуть переміщенні або замінені. Також вирішите, як ви будете утилізувати застарілу офісні меблі та обладнання. Почніть інвентаризацію, як тільки дізнаєтеся, що переїжджаєте. Це знизить навантаження на завдання в останню хвилину.

Якщо ви переїжджаєте  найближчим часом, буде розумною ідеєю провести інвентаризацію речей, особливо предметів, які мають велику цінність. Якщо ваші речі пропадуть або будуть пошкоджені, процес доказу вартості буде простіше, якщо ви можете довести їх існування і стан. Якщо будуть виникати сумніви в чесності співробітників або логістичної компанії, то ви завжди зможете провести повторну ревізію і знайти пропажу.

Сплануйте роботу сисадмінів

Співпрацювати зі своїм ІТ-відділом при плануванні нової офісної інфраструктури. Системним адміністраторам чекає великий обсяг робіт, адже потрібно відключити і упакувати все обладнання в старому приміщенні, а потім зібрати і підключити в новому. Налаштування техніки може зайняти багато часу, тому системний адміністратор повинен працювати швидко і злагоджено. І, швидше за все, йому доведеться працювати в позаурочний час, щоб в перший день на новому місці співробітники відразу ж змогли приступити до роботи.

Подбайте про комунікації в новому приміщенні

Очистіть необхідний простір в новому офісі. При необхідності сплануйте поетапно роботу після приїзду в нове приміщення. Сюди входить: сортування речей, збирання меблів, прибирання, настройка комп’ютерів, запуск важливих комунікацій. Дуже важливо подбати про всі важливі комунікаціях до приїзду. Вам необхідно заздалегідь підключити телефон, інтернет, подбати про електричну розводку  для підключення техніки.

Упаковка та маркування речей

Упаковка та маркування речей може лежати на плечах співробітників перевізника. Найчастіше, в офісі є такі речі, які вимагають особливого ставлення і краще упакувати їх особисто. Наприклад, документи, рослини, спеціальний інвентар і інше. Упаковуючи такі речі, важливо залишити записку або маркування із зазначенням, як доставляти (умови). Це можуть бути тендітні речі. Якщо ви хочете швидко розібратися з доставкою на новому місці, то маркування всіх коробок – це важливий етап.

Меблі

Меблі надійно упаковують і доставляють в індивідуально обраному авто. Це може бути тент або суцільнометалевий кузов. Якщо меблі дрібна, її пов’язують і упаковують між собою.

Документи

Важливі документи та цінні папери доставляються окремо від усіх речей. Також, відповідальність за доставку може взяти на себе господар компанії і перевезти товари в супроводі, або на особистому авто. Якщо особисті документи доставляє логістична компанія, то важливо попередити вантажників і відокремити їх від загальної маси.

Господарський інвентар

Господарський  інвентар важливо промаркувати і залишити на видному місці, щоб в новому приміщенні можна було швидко приступити до збирання. Це важливо, якщо не планується замовлення клінінгу. Побутова хімія герметично упаковується і доставляється окремо від особистих речей і техніки.

Рослини

У вас може виникнути питання, як перевезти офіс, в якому багато рослин. Це не так страшно, як здається на перший погляд. Основне завдання – упакувати рослини в останній момент і так само швидко їх розпакувати на новому місці. У новому приміщенні провести огляд, чи не були нанесені ушкодження. Якщо все вазони та квіти цілі – перевезення пройшла успішно. Логістична компанія проведе упаковку квітів за вас, так як правильна упаковка – запорука цілісності рослин.

Особисті речі співробітників

Особисті речі повинні упаковуватися і оглядатися особисто кожним співробітником. Найчастіше для упаковки використовують картонну коробку, яку підписують ім’ям співробітника.

В заключення

Переїзд в новий офіс – такий же складний процес, як і переїзд в новий будинок. У вас є велика, громіздка меблі, складна електроніка і кілька кімнат з дрібничками, які потрібно зібрати. Переїзд в інший офіс – це велика робота, незалежно від розміру вашої компанії. Дотримуйтесь порад, наведеним вище, щоб дізнатися, як перевезти офіс більш плавним способом.

Задати питання
Введіть своє ім'я та номер телефону. Наш менеджер
зв'яжеться з Вами найближчим часом!
Вибрати авто
Підберемо машину під ваш вантаж і відправимо її на завантаження вже через 2 години
Розрахуємо вартість перевезення вашого вантажу за 15 хвилин
Підберемо машину під ваш вантаж і відправимо її на завантаження вже через 2 години
Наші контакти
Нашу адресу
Київ, вул. Дегтярівська, 48