Переезд офиса: советы для успешной организации

Как перевезти офис? Каждый офисный переезд индивидуален, поэтому вам (вместе со своей командой) нужно будет решить, какие задачи включить в ваш конкретный план проекта переезда. Приоритет – убедиться, что каждая деталь будет отправлена в установленные сроки и правильно рассчитан бюджет. Организация переезда офиса требует некоторых неочевидных шагов. Например, оповещение сотрудников и клиентов, составление графика, а также обязательное зонирование (цветы, личные вещи, ценные бумаги).

Спланируйте график перевозки офиса

В момент, когда вы узнали о предстоящей передислокации нужно сразу же составить график. Сюда будет входить процесс собеседования и найма коммерческого агента с опытом, ресурсами и рабочей силой. Несмотря ни на что, график должен включать в себя шаги, которые ваша организация предпримет, чтобы выбрать лучший вариант доставки (оптимизированный). Составления пошагового графика поможет вам вписаться во временные рамки, не затянуть сроки. Например, если отвести на каждый этап работы определенный промежуток времени и сориентировать всех работников на данный график, то можно избежать множества заминок в работе. Примерный план составления графика  как перевезти офис:

1. 7 дней на поиск логистической компании или агента по переезду компании.
2. 3 дня на создание плана и уточнения всех деталей с компанией.
3. 5 дней на сбор вещей.
4. 2 дня на работу сисадмина.
5. 2 дня на разбор всех вещей.
6. 1 день на общую уборку.
   Итого 20 дней на общий переезд.

График может быть примерным, не включать дат и времени. После составления четкого плана доставки от компании перевозчика, вы сможете внести корректировки в график и приступить к уведомлению работников и клиентов.

Выберите компанию перевозчика

Решите, будете ли вы использовать полный пакет услуг по переезду офиса от логистической компании, прежде чем составлять план проекта. Если вы решите делегировать обязанности по доставке вещей из офиса, то наша компания UTS, занимающаяся переездом, возьмет на себя большую часть дел (в том числе создание плана-проекта). Как перевезти офис с помощью компании-перевозчика? На что обратить внимание при выборе:

1. Только официально зарегистрированные компании.
   Не стоит рассматривать нелегальные компании, или мастеров-одиночек, которые часто публикуются на сайтах поиска работы. Это могут быть замечательные мастера, но не для корпоративных трансферов в другое помещение. Чаще всего, такие грузчики не берут на себя никакой ответственности, не дают гарантию на работу и задерживают сроки. Самозанятые грузчики не имеют большого количества техники, команды, а также материалов для упаковки больших заказов.
2. Обратите внимание на активность компании в интернете.
   Найдите сайт компании, ознакомьтесь с ценами (актуальный ли указан прайс), прочитайте отзывы про компанию. Попробуйте найти живые отзывы, или примеры кейсов на странице компании. Важно понять, был ли у компании опыт работы с большими корпоративными заказами. Не стесняйтесь задавать вопросы специалистам по телефону, так вы сможете больше узнать про радиус работ.
3. Обратите внимание на соотношение цена=качество.
   Качественные услуги по доставке вещей не могут стоить дешево. Здесь могут быть скрытые расходы, что означает – вы не можете узнать финальную цену до начала работ. Недобросовестные компании могут выдать вам одну финальную цифру, а по окончанию назвать совершенно другую. Обратите внимание на компании, которые заключают договор поставки, страхуют ваши вещи и не меняют стоимость по ходу составления проекта. 
4. Узнайте про спектр услуг.
   Прежде чем оформлять заказ, нужно уточнить, сможет ли компания покрыть ваши требования. Сюда входит упаковочный материал, скорость доставки (наличие большого количества авто), штат грузчиков и другие детали. Если вы планируете получить услугу под ключ, то заранее побеспокойтесь про все детали. Будет очень неприятно узнать, что компания не закупает упаковочные материалы и вы должны сами их предоставить. Это не только сделает доставку более дорогой, но и затянет сроки. 

Правильный выбор сэкономит вам и вашей команде много работы и времени! После того, как вы выберете нашу компанию для переезда, мы предоставим вам подробный план и дадим возможность управлять процессом, если будет такая потребность.

Уведомите сотрудников и клиентов

Не забудьте сообщить сотрудникам о предстоящем переезде как можно раньше. Если вы переезжаете на большие расстояния, обсудите возможности переезда. Держите сотрудников в курсе на протяжении всего процесса с помощью регулярных электронных писем, смс уведомлений и объявлений во время собраний компании. Все сотрудники могут участвовать в процессе переезда, вносить свои предложения и пожелания. 

Клиенты компании должны остаться вашими клиентами даже после передислокации и постарайтесь не забыть уведомить и их о смене адреса. Если вы переезжаете на небольшое расстояние, вы можете сделать визитки со схематическим объяснением пути к новому офису, или просто напечатанным обновленным адресом. Если вы переезжаете на дальнее расстояние, то предупредить их о закрытии точки и сообщить новый адрес. Это поможет клиентам планировать работу с вашими сотрудниками, чтобы можно было закрыть все дела и потребности до официального отъезда. 

Проведите инвентаризацию

Переезд офиса компании – хорошее время для замены устаревшего оборудования и мебели. Проведите инвентаризацию и решите, какие предметы будут перемещены или заменены. Также решите, как вы будете утилизировать устаревшую офисную мебель и оборудование. Начните инвентаризацию, как только узнаете, что переезжаете. Это снизит нагрузку на задачи в последнюю минуту.

Если вы переезжаете в ближайшее время, будет разумной идеей провести инвентаризацию вещей, особенно предметов, которые имеют большую ценность. Если ваши вещи пропадут или будут повреждены, процесс доказательства стоимости будет проще, если вы сможете доказать их существование и состояние. Если будут возникать сомнения в честности сотрудников или логистической компании, то вы всегда сможете провести повторную ревизию и найти пропажу.

Спланируйте работу сисадминов

Сотрудничайте со своим ИТ-отделом при планировании новой офисной инфраструктуры. Системным администраторам предстоит большой объем работ, ведь нужно отключить и упаковать все оборудование в старом помещении, а потом собрать и подключить в новом. Настройка техники может занять много времени, поэтому сисадмин должен работать быстро и слаженно. И, скорее всего, ему придется работать во внеурочное время, чтобы в первый день на новом месте сотрудники сразу же смогли приступить к работе.

Позаботьтесь о коммуникациях в новом помещении

Очистите необходимое пространство в новом офисе. При необходимости спланируйте поэтапно работу после приезда в новое помещение. Сюда входит: сортировка вещей, сборка мебели, уборка, настройка компьютеров, запуск важных коммуникаций. Очень важно позаботиться обо всех важных коммуникациях до приезда. Вам необходимо заранее подключить телефон, интернет, позаботиться об электрической разводке для подключения техники.

Упаковка и маркировка вещей

Упаковка и маркировка вещей может лежать на плечах сотрудников перевозчика. Чаще всего, в офисе есть такие вещи, которые требуют особого отношения и лучше упаковать их лично. Например, документы, растения, специальный инвентарь и другое. Упаковывая такие вещи, важно оставить записку или маркировку с указанием, как доставлять (условия). Это могут быть хрупкие вещи. Если вы хотите быстро разобраться с доставкой на новом месте, то маркировка всех коробок – это важный этап. 

Мебель

Мебель надежно упаковывают и доставляют в индивидуально выбранном авто. Это может быть тент или цельнометаллический кузов. Если мебель мелкая, ее связывают и упаковывают между собой. 

Документы

Важные документы и ценные бумаги доставляются отдельно от всех вещей. Также, ответственность за доставку может взять на себя хозяин компании и перевезти товары в сопровождении, или на личном авто. Если личные документы доставляет логистическая компания, то важно предупредить грузчиков и отделить их от общей массы.

Хозяйственный инвентарь

Хоз. инвентарь важно промаркировать и оставить на видном месте, чтобы в новом помещении можно было быстро приступить к уборке. Это важно, если не планируется заказ клининга. Бытовая химия герметично упаковывается и доставляется отдельно от личных вещей и техники.

Растения

У вас может возникнуть вопрос, как перевезти офис, в котором много растений. Это не так страшно, как кажется на первый взгляд. Основная задача – упаковать растения в последний момент и так же быстро их распаковать на новом месте. В новом помещении провести осмотр, не были ли нанесены повреждения. Если все вазоны и цветы целые – перевозка прошла успешно. Логистическая компания проведет упаковку цветов за вас, так как правильная упаковка – залог целостности растений.

Личные вещи сотрудников

Личные вещи должны упаковываться и осматриваться лично каждым сотрудником. Чаще всего для упаковки используют картонную коробку, которую подписывают именем сотрудника.

В заключение

Переезд в новый офис – такой же сложный процесс, как и переезд в новый дом. У вас есть большая, громоздкая мебель, сложная электроника и несколько комнат с безделушками, которые нужно собрать. И обычно на все это не так уж много времени (вы не можете просто закрыть компанию на неделю, чтобы разобраться во всем). Переезд в другой офис – это большая работа, независимо от размера вашей компании. Следуйте советам, приведенным выше, чтобы узнать, как перевезти офис более плавным способом.