Що таке інвойс простими словами?

Що таке інвойс? Розшифровка цього терміна означає транспортний документ, що відправляється покупцеві, в якому вказується кількість і вартість товарів або послуг, які були надані продавцем. У ньому вказується, що має бути сплачено покупцем відповідно до умов оплати продавця. Умови оплати зазвичай визначають період часу, протягом якого покупець повинен відправити продавцеві оплату за товари та / або послуги, які він придбав.

Види інвойсів

Список різних типів:

1. Комерційний.
   Комерційний документ – це спеціальний рахунок, призначений для документації будь-якої зовнішньої торгівлі. Він використовується для митного декларування, коли товар перетинає міжнародні кордони. Він може містити деякі особливі примітки і коментарі.
2. Проформа.
   Складається на безоплатні відправлення, або вже частково оплачені.

Таким чином, незважаючи на те, що проформа і комерційний інвойс можуть виглядати дуже схожими, між цими двома документами є три основні відмінності:

• Коли вони випускаються.
• Що вони включають.
• Як вони використовуються.

Проформа використовується покупцем і продавцем для узгодження ціни і умов продажу. Він також може використовуватися покупцем для отримання будь-яких необхідних дозволів на імпорт, подолання будь-яких потенційних обмежень і організації акредитива або іншого процесу оплати. Комерційний – це не тільки інструмент для збору платежів, він також використовується митними органами для визначення відповідних мит, податків та інших імпортних зборів, забезпечення дотримання експортних вимог. Також в ньому представлена ​​необхідна інформація для переміщення товару від продавця до покупця.

Яку інформацію містить інвойс?

Інвойс містить докладний звіт про продукти або послуги і набір іншої інформації, яка може трохи відрізнятися в залежності від вимог країни, в якій виставлено рахунок, і типу проданого продукту або послуги. Інвойс показує платіж, який покупець повинен продавцю. З точки зору продавця, інвойс продажу товарів і / або послуг називається документом продажу. З точки зору покупця інвойс на вартість товарів і / або наданих послуг називається документом покупки. Зазвичай інвойс буде включати наступні пункти інформації, щоб вважатися юридичними рахунками:

1. Унікальний номер документу: номер документа вантажоперевезення.
2. Дата відправлення або доставки товару (або дата надання послуги).
3. Дата відправки документа.
4. Контактна інформація та ім’я продавця.
5. Ім’я та контактні дані покупця.
6. Умови оплати (які пояснюють спосіб оплати, коли необхідно отримати суму, будь-які деталі знижки при оплаті готівкою, штрафи за прострочення платежу і інше).
7. Рядок з докладним описом товару / послуги.
8. Вартість одиниці товару (якщо є).
9. Загальна сума заборгованості.

«Інвойс» – що це? Це основа процесу продажу. Це основний документ, який служить рахунком за послуги або продукти, надані вашим бізнесом. Правильно оформлений інвойс – це юридичний документ, який забезпечує обов’язкову  угоду. Вони важливі не тільки для відстеження продажів і платежів, але їх також можна використовувати в разі, якщо платіж прострочений або відсутній і супроводжується більш формальними діями.

Приклад заповнення (зразок)

Потрібно почати з основних деталей, які потрібно буде вказати, щоб клієнти могли заплатити правильну суму вчасно. Ось що потрібно буде вказати в формі:

1. Контактна інформація (розшифровка) компанії, включаючи її назву, адресу, номер телефону та адресу електронної пошти.
2. Контактні дані клієнта; одержувач і замовник можуть бути різними людьми і це потрібно враховувати.
3. Унікальний номер інвойсу, щоб можна було легко посилатися на конкретні дати при спілкуванні з клієнтами або, коли ведеться облік для свого бізнесу.
4. Докладний список наданих послуг їх значення, включаючи всі відповідні деталі, такі як кількість відпрацьованих годин, погодинна оплата і проміжний підсумок по кожному елементу. Може допомогти відображення цієї інформації у вигляді сітки або таблиці.
5. Умови оплати, включаючи способи оплати, які приймає компанія, і будь-які штрафи за прострочення платежу, які будуть стягуватися з клієнтів за пропущені платежі.
6. Термін оплати рахунку чітко відображається і виділяється на сторінці.
7. Загальна сума боргу виділена жирним шрифтом, який виділяється на сторінці.