Что такое инвойс простыми словами?

Что такое инвойс? Расшифровка этого термина означает транспортный документ, отправляемый покупателю, в котором указывается количество и стоимость товаров или услуг, которые были предоставлены продавцом. В нем указывается, что должно быть оплачено покупателем в соответствии с условиями оплаты продавца. Условия оплаты обычно определяют период времени, в течение которого покупатель должен отправить продавцу оплату за товары и/или услуги, которые он приобрел.

Виды инвойсов

Список различных типов:

1. Коммерческий.
   Коммерческий документ – это специальный счет, предназначенный для документации любой внешней торговли. Он используется для таможенного декларирования, когда товар пересекает международные границы. Он может содержать некоторые особые примечания и комментарии.
2. Проформа.
   Составляется на безвозмездные отправления, или уже частично оплаченные.

Таким образом, несмотря на то, что проформа и коммерческий инвойс могут выглядеть очень похожими, между этими двумя документами есть три основных различия:

• Когда они выпускаются.
• Что они включают.
• Как они используются.

Проформа используется покупателем и продавцом для согласования цены и условий продажи. Он также может использоваться покупателем для получения любых необходимых разрешений на импорт, преодоления любых потенциальных ограничений и организации аккредитива или другого процесса оплаты. Коммерческий – это не только инструмент для сбора платежей, он также используется таможенными органами для определения соответствующих пошлин, налогов и других импортных сборов, обеспечения соблюдения экспортных требований. Также в нем представлена ​​необходимая информация для перемещения товара от продавца к покупателю.

Какая информация содержится в инвойсе?

Инвойс содержит подробный отчет о продуктах или услугах и набор другой информации, которая может немного отличаться в зависимости от требований страны, в которой выставлен счет, и типа продаваемого продукта или услуги. Инвойс показывает платеж, который покупатель должен продавцу. С точки зрения продавца, инвойс продажи товаров и/или услуг называется документом продажи. С точки зрения покупателя инвойс на стоимость товаров и/или оказанных услуг называется документом покупки. Обычно инвойс будет включать следующие пункты информации, чтобы считаться юридическими счетами:

1. Уникальный ссылочный номер: номер документа грузоперевозки.
2. Дата отправки или доставки товара (или дата оказания услуги).
3. Дата отправки документа.
4. Контактная информация и имя продавца.
5. Имя и контактные данные покупателя.
6. Условия оплаты (которые объясняют способ оплаты, когда должна быть получена сумма, какие-либо детали скидки при оплате наличными, штрафы за просрочку платежа и другое).
7. Строка с подробным описанием товара/услуги.
8. Стоимость единицы товара (если применимо).
9. Общая сумма задолженности.

«Инвойс» – что это? Это основа процесса продажи. Это основной документ, который служит счетом за услуги или продукты, предоставленные вашим бизнесом. Правильно оформленный инвойс – это юридический документ, который обеспечивает обязательное соглашение. Они важны не только для отслеживания продаж и платежей, но их также можно использовать в случае, если платеж просрочен или отсутствует и сопровождается более формальными действиями. 

Пример заполнения (образец)

Нужно начать с основных деталей, которые нужно будет указать, чтобы клиенты могли заплатить правильную сумму вовремя. Вот что нужно будет указать в форме:

1. Контактная информация (расшифровка) компании, включая ее название, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.
2. Контактные данные клиента; получатель и заказчик могут быть разными людьми и это нужно учитывать.
3. Уникальный номер инвойса, чтобы можно было легко ссылаться на конкретные даты при общении с клиентами или, когда ведется учет для своего бизнеса.
4. Подробный список предоставленных услуг их значение, включая все соответствующие детали, такие как количество отработанных часов, почасовая оплата и промежуточный итог по каждому элементу. Может помочь отображение этой информации в виде сетки или таблицы.
5. Условия оплаты, включая способы оплаты, которые принимает компания, и любые штрафы за просрочку платежа, которые будут взиматься с клиентов за пропущенные платежи.
6. Срок оплаты счета четко отображается и выделяется на странице.
7. Общая сумма долга выделена жирным шрифтом, который выделяется на странице.